Tipos de Excepciones y a donde se dirigen
Las dos excepciones más comunes son:
- El monto de la factura es diferente al monto acumulado.
- No hay acumulación (accruals).
Estas excepciones deben dirigirse directamente a los Operadores para su revisión.
Otras excepciones incluyen:
- El correo electrónico no incluye facturas.
- No se encuentra el proveedor.
- El número de factura está duplicado.
- Falta información esencial de la factura.
- No se puede identificar el trabajo correspondiente.
Estas excepciones se enviarán a la Cola de Excepciones para la revisión manual por parte de un usuario del equipo de contabilidad.
Excepciones que se Dirigen al Operador
El monto de la factura es distinto al monto acumulado
En los siguientes escenarios, BravoTran automaticamente redirigirá la excepción al operador asignado al trabajo en CargoWise para su resolución:
- Cuando el monto de la factura es diferente al monto acumulado:
- El sistema generará automáticamente un correo electrónico al operador asignado al trabajo con un enlace de aprobación y moverá el ítem a la Cola de Espera.
- Si el operador hace clic en el enlace de aprobación, la factura desaparecerá de la Cola de Espera y se publicará automáticamente.
- El operador también puede responder al correo electrónico para indicar que el cargo debe ser disputado o para recomendar otras acciones. Esto moverá la factura a la cola de Respuestas.
- Como alternativa, el operador puede ajustar o agregar manualmente la acumulación en CargoWise. BravoTran detectará la nueva/actualizada acumulación y publicará la factura automaticamente.
- En caso de que no se encuentre un operador asignado a un trabajo, la factura se enviará a la Cola de Excepciones para que un usuario del equipo de contabilidad tome acción sobre ella.
No hay acumulacion (accruals)
Cuando falta una acumulación, BravoTran enviará la factura al operador con una acumulación y un código de cargo sugeridos, basado en la información obtenida de la factura.
- Al recibir este correo electrónico, los operadores deben iniciar sesión en el portal del operador para revisar la información.
- Dentro del portal, deben verificar la información disponible y confirmar que no existen acumulaciones en CargoWise.
- Si no hay acumulaciones disponibles en CargoWise, el operador debe aprobar el monto sugerido, lo que transmitirá la factura para su publicación.
- Si hay acumulaciones disponibles en CargoWise, el operador debe determinar si están vinculadas al proveedor, envío, etc., y luego responder al correo electrónico para que se refleje la información correcta.
- Si el código de cargo sugerido es incorrecto, el operador debe responder con el código correcto. Una vez que el usuario de contabilidad actualice el código de cargo, la factura deberá ser reenviada al operador para su aprobación.
La Cola de Excepciones
El correo electrónico no incluye facturas
BravoTran utiliza un sistema de clasificación de documentos para intentar identificar correos electrónicos que no contienen facturas (por ejemplo, estados de cuenta u otros documentos no relacionados). Si no se encuentra ninguna factura, el sistema solicitará al usuario que ignore el correo electrónico o vuelva a identificar los documentos. Esto se puede hacer simplemente siguiendo las indicaciones en el sistema.
No se encuentra el proveedor
BravoTran utiliza dos métodos diferentes para identificar proveedores:
- Puede utilizar la dirección de correo electrónico del remitente y las facturas previamente publicadas para determinar el proveedor correcto.
- También puede utilizar los propios documentos de la factura.
En cualquiera de los casos, puede haber situaciones en las que BravoTran no esté seguro del proveedor correcto. Cuando esto ocurre, BravoTran llegará al paso de "Asignar Proveedor" y enviará la factura a la Cola de Excepciones para su revisión. Puedes simplemente escribir el nombre del proveedor o el código de la organización en el cuadro de texto para seleccionar el proveedor correcto.
Nota: Solo las organizaciones activas son seleccionables como proveedores en BravoTran. Si el sistema no puede identificar al proveedor, esto puede limitar la cantidad de automatización que podemos ofrecer. Si esto ocurre con frecuencia, por favor envía un ticket de soporte.
Número de factura duplicado
BravoTran no puede publicar facturas si el número de factura ya ha sido utilizado. Comprobamos tanto las facturas previas de BravoTran (así como las que están en cola) como cualquier factura que se haya publicado directamente en CargoWise para el proveedor especificado en los últimos 12 meses.
Dependiendo de la configuración de tu cuenta en BravoTran, estas facturas se convertirán en excepciones que no se pueden publicar hasta que el número de factura sea actualizado, o serán ignoradas inmediatamente. Si estás seguro de que deseas publicar una factura con un número de factura duplicado, debes ajustarlo directamente en BravoTran utilizando un sufijo, por ejemplo, añadiendo "-adj" al número de factura.
Falta información esencial de la factura
En estos casos, la solución más sencilla es simplemente arrastrar la información faltante de la página de la factura a los campos correspondientes en BravoTran. Dependiendo de cómo estén formateadas las fechas, es posible que deban ingresarse manualmente. Un atajo para hacerlo es escribir "ddmm" para la fecha relevante, por ejemplo, "0107" para el 1 de julio del año actual.
No se puede identificar el trabajo correspondiente
En estos casos, es posible que el proveedor no haya proporcionado suficiente información en la factura para identificar el trabajo correcto que se está facturando. Puedes utilizar la opción "Redactar Correo (Compose Email)" para comunicaciones abiertas con personas dentro o fuera de tu empresa.
- "Redactar Correo" se usa comúnmente cuando deseas disputar una factura, hacer una pregunta a un proveedor, solicitar un número de referencia, pedir más documentación, etc.
- Utilizar "Redactar Correo" para esto mantiene las conversaciones dentro de BravoTran, asegurando que estas comunicaciones sean fácilmente rastreables y auditables.
- Esto mueve el ítem a la Cola de Espera.
- Cuando el destinatario responda, la factura se moverá a la Cola de Respuestas.
Nota: Las solicitudes de acumulaciones deben manejarse a través del botón "Request Accruals", detallado en otra sección.